Tegyük fel, hogy a kezdeményezés célt ér, és a következő szemesztertől néhány egyetemen létrejön az egyetemi ombudsman intézménye. A megalakulás viszont csak az első lépés afelé, hogy egy új rendszer működőképes legyen. Mire kell tehát figyelni, ha egy olyan új intézményt akarunk meghonosítani, mint az egyetemi ombudsman? Az Oslo and Akershus University College egyetemi ombudsmanja erről is ír első, éves jelentésében.

A norvég ombudsman mindenekelőtt két dolgot emel ki: ahhoz, hogy működőképes legyen az egyetemi ombudsman intézménye biztosítani kell a tapasztalatra épülő, kompetens problémakezelést, illetve már jó előre tisztázni kell a feladatokat és hatásköröket az egyetemi élet többi szereplőjével.

A sikeres munkához szükséges tapasztalatokkal nem csak az egyetemi ombudsman, hanem más, a hallgatók problémáit kezelő fórumok is rendelkezhetnek. Így a leendő ombudsmannak érdemes már a munkája megkezdése előtt felvennie a kapcsolatot a hasonló problémákkal foglalkozó intézményekkel. Ilyenek lehetnek a kari, tanszéki panaszkezelő testületek, a hallgatói önkormányzat erre szakosodott munkatársai, a diákok jogvédelmével is foglalkozó civil szervezetek, az egyetemi ügyekre specializálódott hírportálok munkatársai, illetve akár az oktatókat segítő hálózatok, szakszervezetek is, hiszen az ombudsman nem feltétlenül csak a hallgatók problémáit kezelné. Szintén jelentős mértékben segíthetik az ombudsman munkáját a külföldi kollégák, valamint a nemzetközi ombudsmani hálózatok, mint például a European Network of Ombudsman in Higher Education, így velük is érdemes felvenni a kapcsolatot.

A siker másik alappillére a tájékoztatás és a párbeszéd lehet. Mivel az egyetemi ombudsman döntései nem kötelező erejűek, csak ajánlásokat fogalmazhat meg, illetve közvetítő szerepet tölthet be, csak akkor lehet hatékony a munkája, ha a különböző egyetemi szereplők elfogadják döntéseit. Ehhez pedig szükségszerű a jó viszony és a párbeszéd kialakítása. Az egyetemi ombudsmannak mindenképp időt és energiát kell szánnia arra, hogy mindenkit részletesen tájékoztasson a feladatairól, az intézmény küldetéséről és előnyeiről, valamint arról, hogyan is épül fel az egyetemi ombudsman munkája. Tisztáznia kell a fent már említett, szintén problémák kezelésében is jártas szereplőkkel, milyen munkamegosztás szerint fognak, illetve tudnak dolgozni. Mindemellett a norvég ombudsman előadásokat tartott az oktatók és az adminisztrációs munkatársak számára, milyen etikai elvárásokat fogalmazhatnak meg velük szemben a diákok, így a későbbiekben nem éri őket váratlan meglepetésként az ombudsman döntései.

Mindemellett hozzáteszi, a folyamatos média-jelenlét, a könnyű elérhetőség és az átláthatóság szintén elengedhetetlen része a munkájának, hiszen mit sem ér az egyetemi ombudsman, ha csak a hallgatók egy része tud a létezéséről. Ezért nem csak aktívan blogol, hanem saját Facebook-oldalt és Twitter-csatornát is fenntart, ezek mindegyikén elérhetik őt a diákok. Ez nem csak az ismertségét segíti elő, hanem hozzájárul ahhoz is, hogy a hallgatók közelebb érezzék őt magukhoz, jobban megbízzanak benne, és szívesebben forduljanak hozzá panaszaikkal.

Kép forrása

Kiss Eszter